Estrategia Empresarial

Definición

Estrategia son las decisiones que usted -el empresario/gerente y líder de su negocio- toma para cómo y dónde jugar en el mercado.

Para gestionar su ESTRATEGIA, usted debe asegurarse que con ella está respondiendo estas seis preguntas claves:

  1. cómo asigna los recursos a los productos y servicios que su empresa procesa -a los costos más competitivos posibles-
  2. cómo produce esos productos y/o servicios y que estándares de calidad y eficiencia usa. ¿Tiene controles?
  3. En que mercados vende sus productos y servicios,
  4. Con qué clientes trabaja: En un mercado competitivo, desde siempre, recuerde que es el cliente quien decide si la empresa tendrá éxito o no, comprando o no comprando lo que su empresa vende.
  5. Que canales de distribución utiliza, y
  6. Como está administrando su empresa (incluyendo cómo hace para tener colaboradores motivados y diestros y utilizar la mejor tecnología disponible).

Gestión de la estrategia

Para gestionar exitosamente la estrategia, es recomendable que usted tenga a mano de previo o inicio un diagnóstico de la situación base (o inicial) en que está la empresa.

El primer paso de la gestión estratégica es que usted y sus equipos conozcan, vivan y estén comprometidos con la Visión, la Misión y los Valores de la empresa.

La gestión de la estrategia tiene tres partes o procesos, las cuales deben ser trabajadas sin excepción;

En esta fase, siempre debe visualizar el Panorama Global, nunca parcial y proponerse los objetivos, metas, esperadas y los indicadores que utilizará para medir los avances y los resultados conseguidos. (Esto no bene ser negociable)

En esta segunda fase, usted debe:
  • asegurarse que todo el personal está actuando en la dirección correcta,
  • que cada persona que gestione el plan de acción preparado esté facultado y concentrado en hacerlo, y
  • tener siempre buenos controles (estándares de gestión y controles para evitar fugas y pérdidas.

Para:
  • analizar el nivel de cumplimiento de los objetivos y de las metas y resultados conseguidos,
  • retroalimentar la estrategia y el plan de acción preparados, y
  • hacer los cambios y ajustes que sean necesarios para mejorar la eficiencia de la estrategia y el plan de acción.

Gestionando la Estrategia con el Balance Score Card

El balance Score Card (BSC) es una poderosa herramienta creado en 1992 por dos profesores de Harvard -Robert Kaplan y Davir Norton- para gestionar una estrategia (planificación, implementación y seguimiento) siempre buscando que la misma –estrategia- esté bien alineada con la Visión de la empresa y se asegure tener la mejor generación de valor y de resultados en la gestión de la empresa. Ver gráfico a continuación

Al manejar estas cuatro perspectivas en sus estrategias -descritas por los inventores de la herramienta como una relación de causa y efecto de abajo hacia arriba- las empresas logran con más certeza un balance entre la planificación y el logro de resultados financieros y no financieros, siempre reflejando su Visión, su Misión y sus Valores, ya que relacionan la estrategia con las actividades operativas y ayudan a juntar las medidas a tomar con las metas y las iniciativas determinadas.

A continuación presentamos al detalle el manejo de las cuatro perspectivas

Los dueños de la empresa esperan que los resultados lleven a conseguir:
  1. Costos más bajos,
  2. Aumentos en ganancias, y
  3. Aumentos en ingresos.

Las preguntas claves son ¿está consiguiendo la empresa esas tres cosas? Y si no es el caso ¿Qué debe hacer para lograrlo?

A continuación presentamos ccómo deben ser los objetivos, las metas y las actividades y cuáles deben ser los indicadores relacionados con la perspectiva de los resultados en su empresa.
  • Tenga metas corporativas claras : Un propósito claro articula y define por qué existe una organización, qué reto está tratando de resolver para aumentar sus ingresos y utilidades y quién quiere ser para cada persona a la que impacta.
  • Controle los costos, haga concentración de recursos; usted siempre debe hacer concentración de recursos y nunca olvidar que los costos (y gastos) incurridos están dentro de la empresa y estos tienen una influencia secundaria en la decisión que toma su cliente.
    • Al administrar su presupuesto y/o información financiera disponible, debe revisar adonde están los resultados (Ingresos) y adonde están los costos; Siendo cuidadoso puede descubrir que muchas veces (hasta el) 90% de los resultados se concentran en el 10% de los costos, y, por ende, el 90% de los costos y gastos pueden terminar siendo responsables del 10% de los resultados.
    • Para asegurarse que le está dando efectividad a su negocio debe dirigir constantemente los esfuerzos (y los recursos) a las actividades que está seguro le producen los ingresos. Al mismo tiempo, debe evitar que los costos (y sus gastos) se ubiquen en actividades improductivas; Eso se llama “concentración de recursos”.
    • La “concentración de recursos” es clave para controlar los costos, obtener los mejores resultados financieros y para mantener competitiva la empresa.
  • Cuide el dinero, el capital: asegúrese que su estrategia le permite que sus ingresos sean mayores que los gastos y asegurar el fondeo o liquidez necesaria para que la empresa siga funcionando y cumpla con las leyes y normativas vigentes; la herramienta del flujo de caja presupuesto es la adecuada para este trabajo.

Preguntas importantes que ayudan en la búsqueda de mejores resultados.

En Contabilidad.

  • ¿Llevo estados financieros mensuales y los utilizo para el análisis y la toma de decisiones, para concentrar mejor los recursos de la empresa?
  • ¿Tengo registro de los activos de la empresa, especialmente los inventarios?
  • ¿Estoy controlando bien mis inventarios y revisando las rotaciones y las obsolescencias?
  • ¿Cuáles son los principales activos de la empresa? ¿los cuido y manejo bien?

En manejo de Riesgos, empresas familiares y otros.

  • ¿Tengo un plan de pago de deudas importantes, están al día?
  • ¿Cómo está mi record crediticio?
  • ¿Conozco cuáles son los principales riesgos del negocio actualmente?
  • ¿tengo un buen sistema de controles para evitar fugas y pérdidas?
  • ¿Sé evaluar opciones en decisiones de inversión de los proyectos escogidos? Si la empresa es familiar ¿sé cómo manejar las decisiones en la empresa familiar, tengo la gobernanza adecuada y un plan de sucesión?

En Finanzas.

  • ¿Tengo y uso presupuestos: proyecciones de ingresos, gastos, costos y de necesidades de efectivo?
  • ¿Registro ingresos y costos/egresos de manera completa y confiable? ¿uso esa información para ver si estoy concentrando recursos y siendo eficiente?
  • ¿Sé cuáles son los márgenes bruto y neto de mis ventas y tomo decisiones con esta información?
  • ¿Sé mi punto de equilibrio y tomo decisiones con esta información?
  • ¿Con que frecuencia de preparan reportes en la empresa? (Ventas, compras, inventarios, etc.)
  • ¿Sé buscar financiamiento y analizar qué alternativa me conviene más, para operar y para hacer las inversiones prioritarias?
  • ¿Mi nivel de endeudamiento es adecuado para mi capacidad de pago?

Su estrategia debe asegurar que todo el personal, especialmente el de ventas, entienda que lo más importante a tomar en cuenta es que el cliente siempre debe estar en el centro de todo.

El BSC le ayuda a usted para que su estrategia y plan aseguren que en el manejo de los clientes su negocio tiene:

  1. Menores tiempos de espera, y
  2. Mejor retención de clientes.

¿Que buscar en la perspectiva de los clientes?
Siempre debe estar viendo ¿que les ofrecemos a los clientes para que compren más mis productos y servicios que vendo?

Los objetivos, las actividades y los indicadores relacionados con la perspectiva de los clientes deben ser:

  1. Venda cosas que la gente quiera comprar.
    • Asegúrese que ese producto o servicio que la hace tan especial, despierta el interés de los clientes por comprarlo, ya que eso define el éxito o no de la empresa.
    • Asegúrese también que los clientes están siendo bien atendidos y satisfechos y que los está reteniendo con éxito.
  2. Escuche a sus clientes y conozca su mercado.
    • Busque una mayor interacción con los clientes, así puede generar una ventaja competitiva y desarrollar una relación más sólida entre la marca y los clientes.
    • Busque cómo integrar la participación del cliente en el recorrido del consumidor y el ciclo de vida del producto. Al utilizar los modelos y enfoques que mejor se adaptan a la marca y la estrategia de marketing de una organización, su empresa puede beneficiarse con éxito de la participación del cliente.
  3. Asegúrese también de conocer muy bien en que mercado compite y si los canales que utiliza son los más idóneos.
  4. ¿Construya confianza en sus clientes?
    • La confianza es un determinante principal en la forma en que las personas evalúan las marcas.
    • Los clientes, los reguladores y los medios de comunicación esperan que las marcas sean abiertas, honestas y coherentes en todos los aspectos de su negocio. - desde productos y promociones hasta la cultura de la fuerza laboral y las relaciones con los socios.
  5. Busque agilidad, flexibilidad y adaptarse a las circunstancias. Muchas marcas líderes se están diferenciando al adoptar formas ágiles de trabajar y tecnologías predictivas para ganar una parte de la cultura y la conversación en lugar de solo compartir la voz o la impresión de marca, pasando de un compromiso reactivo a uno proactivo para abordar los deseos y necesidades de los clientes.
    • Reestructure sus funciones de marketing, aprovechando el poder de los datos en tiempo real a los que se accede a través de plataformas digitales y obtenga rápidamente conocimientos para asegurar la mejor atención posible de los clientes y para diseñar experiencias humanas más personalizadas de una manera ágil.

Preguntas importantes que ayudan en la búsqueda de mejores resultados.

Tecnología.

  • ¿Qué tecnología/tecnologías estoy usando para trabajar mi relación con los clientes, para manejar los datos de CxC y otros datos claves?
  • ¿Estoy usando la tecnología y las herramientas modernas para conocer mis clientes, mis mercados y cuan eficiente estamos siendo en la empresa para cumplir nuestras metas?

Productos y/o Servicios.

  • ¿Cuáles son los principales productos y/o Servicios que vendo?
  • ¿Están siendo atractivos y le gustan a mis clientes?
  • ¿La presentación de mis productos es adecuada para el mercado actual?
  • ¿Sé adaptar mis productos según cambios en el mercado?

Precios.

  • Con referencia a los precios ¿Cómo los calculo? ¿Tengo una estructura de precios?
  • ¿Tengo políticas de precios? ¿sé cómo fijar precios, cuando cambiarlos, manejo formas y períodos de pago de mis clientes?
  • ¿Mi competencia está basada en competir por precios? ¿He analizado los precios de la competencia? ¿Cómo se ubican los míos en relación a los de la competencia?

Clientes.

  • ¿Tengo una estrategia clara de crecimiento en ventas? ¿metas de ventas o metas de participación de merca sean anuales o mensuales?
  • ¿Puedo estimar el número de clientes que tengo y conocer sus segmentos?
  • ¿Tengo una estrategia de fidelización de clientes actuales?
  • ¿Trabajamos para retener los clientes?
  • ¿Aplico formas efectivas para que cada cliente me deje el máximo posible de ganancia?

Canales de distribución de los productos/servicios.

  • ¿Estoy utilizando el canal/los canales adecuado/s para distribuir y vender mis productos?
  • ¿Analizo alternativas para mejorar mi sistema de distribución/entrega de mis productos?

Publicidad y Promoción.

  • ¿Llevo a cabo campañas de promoción de mis productos?
  • ¿Han sido efectivas las campañas de promoción?
  • ¿Tengo un presupuesto para la comunicación y la promoción para aumentar clientes?

Competencia.

  • ¿Sé qué me diferencia de mi competencia y por ende sé por qué los clientes eligen mis productos? sé cuál es mi presupuesto de valor.
  • ¿Según mi opinión, mi empresa está ubicada en el lugar adecuado versus mi competencia?
  • ¿Considero que mis productos son distintos de lo que ofrece la competencia? ¿Por qué?
  • ¿Cuántos competidores directos tengo?
  • ¿Qué tan fácil es entrar en este tipo de negocios?
  • ¿Mis productos se ven amenazados por productos sustitutos?

El diseño (o rediseño) de los procesos –usando la tecnología moderna- es primordial para que usted tenga una empresa exitosa.

En el BSC estas son las preguntas claves que se deben responder en su empresa desde la perspectiva de los procesos (de producción de los bienes y servicios que la empresa vende y de sus procesos administrativos)

  1. ¿Tengo Eficiencia en procesos de producción de bienes y servicios?,
  2. ¿Consigo Resultados más rápidos?
¿Qué buscar en la perspectiva de los procesos?
  1. ¿Cómo están los procesos de gestión de operaciones?
  2. ¿Tengo eficiencia en los procesos de gestión de clientes? ¿uso la tecnología para trabajar mis bases de datos de clientes, mercados y canales de distribución?
  3. ¿Hay procesos de innovación? y
  4. ¿Qué tan bien funcionan Los procesos administrativos y otros -reguladores y sociales-?

Los objetivos, las actividades e indicadores relacionados con la perspectiva de los procesos deben estar relacionados con el uso de los cuatro pasos para hacer procesos eficientes mencionados a continuación.

  1. ¿Analizo los “Puntos claves” con regularidad y sistemáticamente?
    1. a) ¿Creo Rutinas automatizadas de fabricación de datos?
    2. b) ¿Las visualizo? y
    3. c) ¿Hago predicciones con el análisis de los datos claves almacenados en las bases de datos importantes?
  2. ¿Hago un “Diagrama de procesos corto y eficaz y de alta calidad de toda mi cadena de producción de los productos y servicios que vendemos?
    Hacerlo así le asegura que los procesos están siendo más eficientes y rápidos, y que las mejoras hechas conducen a tener costos más bajos y optimizan el tiempo de atención de los clientes:
    • Los procesos deben usar la mejor tecnología disponible y ser cortos, sencillos y de alta calidad.
    • Para tener buenos procesos y procedimientos, el trabajo se organiza mejor en torno a resultados que a tareas y que en la ejecución de los mismos intervienen el menor número de personas.
    • Así conseguiré una elevada productividad, o sea “tornar más productivos los recursos claves utilizados: Capital Humano, Dinero, Activos Físicos Fundamentales, tecnología, Tiempo y Conocimientos.
  3. ¿Hago mejoras de los procesos claves usando los Tips mencionados a continuación?
    • Entender la posición del cliente es el mejor lugar para que el equipo que va a definirlo o re-definirlo comprenda el proceso. Eso se logra mejor si se visita al lugar de trabajo del cliente.
    • Ver si una actividad natural ha sido fragmentada, ya que Las fragmentaciones de los procesos muchas veces resultan de las incompetencias y de la desconfianza. Las buenas fronteras organizacionales deben ser relativamente opacas,
    • El trabajo del proceso siempre debe agregar valor,
    • Siempre hay que evitar crear un proceso complicado. Es mejor instalar un punto de decisión que pueda encausar el trabajo a lo largo de uno o varios procesos y procedimientos simples.
    • La meta es entender el que y el porqué del proceso, no el cómo.
    • No se deben de buscar beneficios marginales, sino mejoras gigantescas, por lo tanto, corregir lo viejo no basta.
  4. ¿Controlo, mido y retroalimento en función de los estándares de eficiencia creados?

Igualmente importante es utilizar los principios antes descritos para revisar y validar los procesos y procedimientos administrativos de la empresa y estar pendientes de las innovaciones tecnológicas y gerenciales que podamos introducir, para hacer cambios profundos que hagan la empresa más eficiente.

Preguntas importantes que se deben hacer en la búsqueda del buen manejo de los procesos en la empresa

Manejo de proveedores.

  • ¿Cuántos proveedores tengo en la empresa? ¿Mantengo contratos con ellos?
  • ¿Por cuánto tiempo he mantenido relación con los principales proveedores?
  • ¿Estoy satisfecho con el servicio/productos que le brindan sus principales proveedores?
  • ¿Sé controlar los procesos involucrados con la producción de mis productos?
  • ¿Sé manejar el inventario? ¿tengo flexibilidad sobre el mismo?
  • ¿Sé negociar con clientes y/o proveedores?

Operaciones productivas.

  • ¿Sé planificar mi producción, sea mensual, anual?
  • ¿Tengo estándares para producir e indicadores para medir la eficiencia de mi producción?
  • ¿Sé cuáles son los cuellos de botella de mis operaciones?
  • ¿Controlo los costos de producción y sé cuántos son?
  • ¿Sé mi capacidad máxima y actual de producción?
  • ¿Tengo los activos adecuados para su funcionamiento óptimo?
  • ¿Tengo activos en desuso?
  • Manejo ambiental ¿La empresa realiza alguna labor o proceso basado en mejores prácticas medio ambientales?

Al administrar la empresa, en la perspectiva del aprendizaje, usted, como empresario y líder se debe asegurar que está manejando los recursos de la empresa para conseguir que sus colabores y equipos tengan:

  1. Destrezas mejoradas.
  2. Mejores herramientas.
¿Qué revisar en la empresa?
  1. Formación, trato y calidad del Capital humano,
  2. La Cultura empresarial; ¿positiva o negativa?
  3. Los sistemas organizacionales: ¿eficientes, cooperativos, todo fluye o se estanca?
  4. Los sistemas de información de la empresa
  5. El liderazgo: ¿empático, motivador, sabe escuchar?
  6. Los conocimientos ¿se buscan, son bien manejados y utilizados?
  7. La tecnología ¿la mejor o estamos atrasados?
¿Cómo deben ser los objetivos, las actividades y cuáles son los indicadores relacionados con la perspectiva del aprendizaje de la empresa?
  1. ¿Se Contratan personas honestas, trabajadoras que tengan la actitud correcta?

    Un colaborador que tiene las actitudes correctas piensa así:
    • Los clientes son los que pagan mi salario: Quiero hacer lo que se necesite para complacerlos,
    • Todo oficio de la Organización/Negocio es esencial: El mío es muy importante,
    • A mí me pagan no solamente por venir a mi trabajo sino por el valor que creo,
    • La responsabilidad es mía: Acepto la propiedad de los problemas y los resuelvo,
    • Yo pertenezco a un equipo: O resolvemos o fracasamos juntos,
    • Nadie sabe lo que va a pasar mañana: El aprendizaje constante es parte de mi oficio.
  2. ¿Se está tratando a las personas con decencia?
    • Cuando las conexiones digitales, personales y profesionales, carecen de un toque humano, las personas pueden sentirse aisladas, sub-representadas e insatisfechas: Esto puede resultar en respuestas rápidas a problemas estrictamente definidos en lugar de soluciones más sostenibles.
    • Las organizaciones y sus ecosistemas deben centrarse en mejorar la experiencia humana: Para las empresas, esto significa “esforzarse por abordar las necesidades humanas no satisfechas de conexión alineando a los clientes, la fuerza laboral y los socios para un propósito común”.
  3. ¿Está dirigiendo y bien y facultando a sus colaboradores? “Dirigir los RR HH, en sentido literal, significa asegurarse que todos están moviéndose en el rumbo correcto en el camino planteado”.
    • Los mejores líderes “empoderan y facultan” al personal y a sus equipos para que lleven a cabo la estrategia de la Organización.
    • “Lo realmente importante es la gestión del cambio en las personas”. Parece sencillo, pero es un giro de 180 grados en la cultura de trabajo.

      • Facultar a los colaboradores y a los equipos significa;
      • Elegir los miembros adecuados,
      • Asegurarse que todos entiendan cuál es su Misión y la de la organización,
      • Desarrollar permanentemente las capacidades y destrezas individuales,
      • Suministrar las mejores tecnologías, herramientas y los recursos necesarios,
      • Motivar al máximo el rendimiento y la buena comunicación, y
      • Recompensar los logros.
  4. ¿Tiene y usa la mejor tecnología disponible en su empresa?

    Tenga los sistemas de información automatizados y las aplicaciones adecuadas: Los sistemas automatizados deben de basarse en técnicas/herramientas que recopilan en bases de datos la información, generan análisis con miras a crear conocimientos relevantes para la empresa para la mejor toma de decisiones de las principales unidades y de la gerencia general.

  5. ¿Está tomando las medidas correctas en la estructura de la empresa, el manejo del personal y en el cuido de la cultura organizacional?
    • Rompa las jerarquías: Es vital –si todavía existen- romper las estructuras jerárquicas tradicionales y producir un empoderamiento de los empleados, en el que pesa más lo que hagan que lo que llevan (las responsabilidades que encabezan).
    • Maneje diferente del Espacio físico: Las empresas tradicionales generalmente tienen una distribución poco adecuadas; Las oficinas de los directivos son enormes, las salas son chicas y el único espacio para trabajar, crear y producir es el salón de consejo. Generalmente “Nadie quiere hacer trabajo colaborativo en el salón de consejo”.
    • Siempre busque que el trabajo sea multidisciplinario: En la empresa es importante que los colaboradores sepan que ningún área puede hacer el trabajo sin la colaboración de los demás, de esa forma, resolver un problema se vuelve una actividad multidisciplinaria. También hay que asegurarse que se está capacitando adecuadamente al personal

Preguntas importantes que se deben hacer en la búsqueda del mejor aprendizaje en la empresa.

Recursos Humanos.

  • ¿Cuantas personas tiene en la empresa actualmente?
  • ¿Sé cuántas personas necesito y tengo mis equipos completos?
  • ¿Sé redactar un aviso de trabajo, entrevistar, seleccionar e inducir a nuevas personas en mi empresa?
  • ¿Sé distribuir las funciones y responsabilidades entre los miembros de mi empresa?
  • ¿Sé supervisar y delegar tareas y responsabilidades?
  • ¿Evitamos la burocracia y las duplicidades en la empresa?
  • ¿Está siendo efectiva la comunicación y la coordinación de actividades y el flujo de insumos y de la información entre los diferentes equipos de la empresa? ¿y a lo interno de los equipos?
  • ¿Sé cuáles son las necesidades de capacitación y entrenamientos de mi equipo de trabajo?
  • ¿Cuido mi relación con mi personal, se motivarlos y cómo lo hago?

Tecnología.

  • ¿Cuento con equipo y/o sistema para llevar de forma automatizada los registros de inventarios, ventas, compras, proveedores, clientes, etc.?
  • ¿Uso plataformas de colaboración -con bases de datos e información compartida- y creo estándares para hacer el análisis de la gestión y para dar la retroalimentación correcta y precisa para la mejor toma de decisiones en operaciones, mercadeo y otras áreas de la empresa?
  • ¿Tengo algún tipo de tecnología –especialmente en mercadeo, manejo de clientes y de canales de distribución- que me dé una ventaja frente a mis competidores?
  • ¿Los empleados usan la tecnología a disposición de una manera frecuente y efectiva?
  • ¿Estoy pendiente de los avances tecnológicos para utilizarlos en hacer más efectiva mi empresa?

Legal-tributario.

  • ¿Tengo la empresa formalmente registrada?
  • ¿Tengo permisos y al día para operar (patente, resolución sanitaria, etc.)?
  • ¿Manejo y aplico conocimientos de derecho laboral básico?
  • ¿Manejo y aplico conocimientos de impuestos básicos?
  • ¿Declaro mis ventas en el pago mensual de IVA?
  • ¿He tenido algún inconveniente legal en el pasado?
  • ¿Sé cuáles son las alternativas para realizar pago de remuneraciones y contratación (hora, día, mes, por producto) y aplico la que me conviene más?

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